Privacy verklaring

1. Privacyverklaring

Oost West Centrum vzw (Van Schoonbekestraat 148, 2018 Antwerpen; 03 230 13 82, info@owc.be) houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Oost West Centrum vzw
Van Schoonbekestraat 148
2018 Antwerpen
Info@owc.be
03 230 13 82

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Oost West Centrum vzw verwerkt voor een aantal redenen:

• Cursistenadministratie en dienstverlening aan cursisten,
• Voor deelname aan activiteiten van Oost West Centrum vzw,
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, e-nieuwsbrieven, uitnodigingen en aankondigingen (gerechtvaardigd belang),
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• persoonlijke gegevens: voornaam, naam, geslacht, adres, postcode, stad,
• contactgegevens: e-mailadres en telefoon/gsm,
• toestemming om e-nieuwsbrieven te ontvangen,
• geboortedatum (ifv. kortingssysteem),
• datum van inschrijving,
• aanwezigheid,
• deelname activiteiten binnen de organisatie,
• lidmaatschappen (ifv. kortingssysteem),
• lidmaatschap van een (vak) vereniging (enkel in sommige gevallen),
• opleiding en vorming,
• financiële bijzonderheden (ifv kortingen/KMO-portefeuille),
• niet gericht beeldmateriaal,
• gericht beeldmateriaal,
• psychische en fysieke gegevens: medische informatie (enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de cursist zelf),
• leefgewoonten: dieetintoleranties.

Na inschrijving kan het zijn dat we extra informatie vragen in verband met je recht op mogelijke kortingen waar je via ons intern kortingssysteem recht op hebt (vb. studentenkorting, …). Voor een residentiële cursus doen we eveneens navraag over eventuele medische informatie die nodig is om de gezondheid en veiligheid van de betrokkene te kunnen garanderen en dieetintoleranties waar we rekening mee moeten houden.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Daarbij beperken we ons strikt tot die gegevens die ons in staat stellen je een goede dienstverlening te garanderen en de gegevens die de subsidiërende overheid (sinds 2015 opnieuw erkend als landelijke vormingsinstelling) nodig heeft (postcode om deelnemersbereik over heel Vlaanderen aan te tonen).

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van organisaties waarmee we samenwerken. Indien dit laatste het geval is, delen we dit ook altijd mee (zie verder voor voorwaarden ivm samenwerkingen).

Oost West Centrum is een organisatie in het sociocultureel volwassenenwerk en biedt in dat kader cursussen aan volwassenen aan. Occasioneel gebeurt het dat er een inschrijving van een -18 jarige verwerkt wordt. De deelname van -18 jarigen gebeurt onder de strikte voorwaarde dat er ook een ouder of voogd bij in de cursus zit. De persoonsgegevens van de minderjarige worden op dezelfde wijze verwerkt als andere cursisten, en verloopt zoals hierboven omschreven.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Je gegevens worden noch uitgeleend, noch verhuurd, noch verkocht aan derden maar zijn voor intern gebruik bedoeld, tenzij in onderstaande gevallen.  

De berichten die je van ons ontvangt zijn in overeenstemming met de keuze die je hebt doorgegeven (b.v. aangevinkt via de website). Je kan steeds je keuzes aanpassen of jezelf uitschrijven via de link die je onderaan elke nieuwsbrief of aankondiging terugvindt. Deze eventuele aanpassing wordt opgeslagen in ons klantenbestand zodat we je keuzes ook in de toekomst kunnen respecteren.

Oost West Centrum vzw zorgt voor een update van de persoonsgegevens van haar cursistenbestand. Dit gebeurt door middel van nazicht door de cursisten zelf van de doorgegevens persoonsgegevens bij de start van een activiteit.

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om deel te kunnen nemen aan de activiteiten die door Oost West Centrum vzw georganiseerd worden. Met uitzondering van:

• Gericht en niet gericht beeldmateriaal (voor public relations/sociale media/website/publicaties/…),
• Voorkeur om e-nieuwsbrief te ontvangen.

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens en of toestemming is niet publiceren van gerichte en niet gerichte foto’s/filmpjes van u, en het niet ontvangen van ongevraagde e-nieuwsbrieven met informatie over door Oost West Centrum vzw georganiseerde cursussen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ...),
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers, …),
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat,
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers,
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – ontvangers (samenwerking mbt. activiteit)

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Verbonden organisaties (nationale of internationale) die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …),
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld),
• Vaste partners van Oost West Centrum vzw zijn o.a. The School of Movement Medicine, Open Floor, 5 Rhythms, … ,
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …),
• Externe opleiders of trainers.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Daarbij gaat het over volgende persoonsgegevens: voornaam, naam, e-mailadres en eventuele medische informatie die nodig is om de gezondheid en veiligheid van de betrokkene te kunnen garanderen (en dieetintoleranties bij een residentiële cursus).

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Daarbij zal de toestemming enkel geldig zijn voor de activiteit waarvoor de toestemming werd onderschreven. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Beveiliging

Oost West Centrum treft de noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat derden misbruik kunnen maken van de persoonsgegevens. In dit kader werden volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Oost West Centrum vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan,
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen,
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’,
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten,
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig,
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis herinnerd en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid,
• Onze medewerkers, lesgevers en vrijwilligers tekenen een confidentialiteitsverklaring waarin staat dat zij correct moeten omgaan met persoonsgegevens en deze de professionele activiteit waarin zij verkregen werden niet mogen verlaten,
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren,
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. We doen er in dat geval al het mogelijke aan om de impact van de inbreuk zo snel mogelijk ongedaan te maken.

Bewaartermijn

Oost West Centrum vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding) en om een optimale, continue dienstverlening te garanderen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinden verschillen. Oost West Centrum vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan: maximaal 30 jaar na laatste gebruik.

Uw recht omtrent uw gegevens

In overeenstemming met de wet betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 8 december 1992 heb je altijd het recht op toegang tot je persoonsgegevens en kan je de juistheid ervan verifiëren. Je hebt ook steeds de mogelijkheid om onjuistheden in verband met je persoonsgegevens te (laten) verbeteren, aan te vullen bij onvolledigheden en om je gegevens te laten verwijderen. We behouden ons het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Sommige wijzigingen/verwijderingen kunnen wij niet inwilligen wegens andere wettelijke verplichtingen. Indien dit het geval zou zijn, brengen wij u daarvan persoonlijk op de hoogte.

Daarnaast heeft u eveneens het recht om bezwaar aan te tekenen en de toestemming aan Oost West Centrum vzw over het gebruik van uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk in te trekken. U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-newsletters).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Geautomatiseerde gegevensverzameling

Om onze diensten zo optimaal mogelijk te laten evolueren maken we gebruik van een aantal automatische gegevensverzamelingssystemen. Hoe dat precies gebeurt, kan je verder lezen bij ‘cookiebeleid’. Er worden geen enkele van de hier bovengenoemde persoonsgegevens onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Oost West Centrum vzw kan zijn privacyverklaring en cookiebeleid steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

2. Cookiebeleid

Oost West Centrum vzw maakt voor het beheer van zijn website gebruik van cookies, web beacons en logbestanden.
Deze technologieën bevatten geen virussen of andere schadelijke toepassingen. De bezoeker van onze website aanvaardt het gebruik ervan door Oost West Centrum vzw. Indien u het gebruik van cookies in uw browser uitschakelt kunnen wij u geen optimale werking van onze website verzekeren. Hieronder leest u meer over hoe en waarom we deze technologieën gebruiken.

Welke bestanden en technologieën gebruiken we?

• Cookies: kleine databestanden die bij het bezoek aan de website op uw toestel worden opgeslagen.
• Web beacons of pixel tags: onzichtbare grafische bestanden in een webpagina of e-mail. Ze bieden ons informatie over het surfgedrag van bezoekers en laten analyses toe van het lees- en klikgedrag in e-mails.
• Logbestanden op onze server: verzamelen onder andere informatie over het surfgedrag op onze website.

Welke cookies worden op de website gebruikt?

• Noodzakelijk functionele cookies laten de bezoekers toe om de website op een goede manier te gebruiken. Zonder deze cookies zouden bepaalde onderdelen van de website (vb. navigatie) niet optimaal functioneren.
• Performantie-analyse cookies verzamelen gegevens over het gebruik van de website, zoals bv. de bezochte pagina’s, het aantal bezoekers, de duur en frequentie van bezoeken. Deze gegevens zijn niet gekoppeld aan persoonsgegevens.
• Sociale media cookies worden gebruikt om de integratie van sociale media op onze website mogelijk te maken. Deze cookies worden geplaatst en beheerd door derden (Facebook, Linked-In, Twitter, mail).

Meer informatie over de verschillende soorten cookies kunt u vinden op deze website: http://www.allaboutcookies.org

Waarvoor dienen de cookies?

• om de website gebruiksvriendelijker te maken;
• om te analyseren en te meten hoe bezoekers gebruik maken van de website;
• om de werking van de website te optimaliseren.

Hoe kunt u cookies beheren?

• Cookies worden geplaatst met een door de website bepaalde bewaartermijn maar kunnen door de gebruiker op elk moment verwijderd worden.
• Hoe u dat doet verschilt van browser tot browser. Raadpleeg daarvoor dus best de helpfunctie. Het verwijderen en/of weigeren van cookies kan tot gevolg hebben dat u de website niet meer optimaal kunt gebruiken.

Meer informatie over het beheren van cookies kunt u vinden op deze website: http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies