Protection de la vie privée

Protection de la vie privée

Déclaration de confidentialité

Oost West Centrum asbl (Van Schoonbekestraat 148, 2018 Antwerpen; 03 230 13 82, info@owc.be) se tient en toutes circonstances aux lois et règlementations applicables, dont le règlement général sur la protection des données (Règlement EU 2016/679).

Cette déclaration de confidentialité a pour but de vous procurer des informations claires et transparentes sur notre façon de collecter et manipuler vos données personnelles. Nous faisons tout notre possible pour assurer la protection de vos données privées et traitons vos données avec soin.

Au cas où vous avez des questions concernant cette déclaration ou en général, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :
Oost West Centrum asbl
Van Schoonbekestraat 148
2018 Antwerpen
Info@owc.be
03 230 13 82

Qui est concerné par cette déclaration de confidentialité ?
La déclaration de confidentialité s’applique sur tous nos participants anciens et actuels, toutes les personnes qui s’intéress(ai)ent à nos activités, services et produits, tous les prospects et fournisseurs.

Quelles données personnelles collectons-nous et dans quel but ?
Vos données personnelles sont traitées par Oost West Centrum asbl pour :

  • L’administration de la clientèle et les services aux participants ;
  • La participation aux activités d’Oost West Centrum asbl ;
  • La distribution d’information sur nos activités, e-newsletters, invitations et annonces (intérêt légitime) ;
  • Obtenir des subventions du gouvernement (obligation légale).

Dans tous les cas où le traitement de vos données personnelles est basé sur votre autorisation, vous avez en toutes circonstances le droit de retirer votre autorisation.

Dans le cadre des objectifs mentionnés ci-dessus, nous pouvons vous demander et/ou traiter les données privées suivantes :
-        Données personnelles : prénom, nom, sexe, adresse, code postal, ville ;
-        Données de contact privées : adresse mail, numéro de téléphone/gsm ;
-        Autorisation pour recevoir les e-newsletters ;
-        Année de naissance (en fonction de notre système de réduction) ;
-        Date d’inscription ;
-        Présence ;
-        Participation aux activités de l’organisation ;
-        Adhésion général (en fonction de notre système de réduction) ;
-        Education et formation
-        Détails financiers (en fonction de réductions/chèques-formation) ;
-        Images non ciblées ;
-        Images ciblées ;
-        Données psychologiques et physiques : informations médicales (uniquement quand cela est nécessaire pour le bien-être du participant) ;
-        Intolérances diététiques (uniquement pour les stages et activités comprenant des repas).

Il est possible que nous vous demandions encore quelques informations concernant vos droits de réductions (ex. réduction pour étudiants) Pour les cours résidentiels, nous pouvons vous demander des informations médicales pour assurer votre santé et sécurité et celle des autres participants. Il est également possible que nous vous demandions s’il y a des intolérances diététiques auxquels nous devons être attentifs.

Nous collectionnons uniquement les données personnelles que vous nous avez procurées de différente manière (entre autres formulaire d’inscription ou de contact sur notre site, personnellement/par mail/voie téléphonique, …). Ainsi, nous nous limitons à ces informations personnelles qui nous permettent de garantir un service optimal et des données (p.ex. code postal pour démontrer le taux de participants en Flandre) que nous demande le gouvernement par lequel nous sommes subventionnés (Gouvernement Flamand – depuis 2015 reconnu comme ‘institut national de formation’).

Nous ne collectionnons pas de données personnelles à travers de tiers, sauf les informations reçues des organisations avec lesquels nous avons une collaboration. Si cela serait le cas, nous le communiquerons (voir plus loin les conditions de collaboration).

Oost West Centrum asbl est une association dans le travail socio-culturel pour adultes et offre des cours pour adultes. Occasionnellement, nous traitons une inscription d’un mineur. La participation d’un mineur est admise uniquement quand il/elle est accompagné(e) d’un parent ou tuteur. Les données personnelles du mineur seront traitées de la même façon des majeurs et comme décrit ci-dessus.

Nous utilisons les données uniquement pour les objectifs pour lesquels nous les avons reçus. Vos données personnelles ne seront pas prêtées, louées, ni vendues à des tiers, et sont destinées à usage interne.

Les messages que vous recevez de nous sont en accordance avec le choix que vous nous avons communiqué (par exemple à travers notre site web). À tout moment vous avez le choix d’adapter vos préférences ou de vous désinscrire à travers du lien en-dessous de chaque e-newsletter. Cette adaptation éventuelle est enregistrée dans notre base de données afin de pouvoir respecter votre choix dans le futur.

Oost West Centrum asbl assure une mise à jour de sa base de données. Au début de chaque cours nous demandons aux participants de vérifier leurs données et de les mettre à jour si nécessaire.

Données à fournir
Les données mentionnées ci-dessus doivent, si applicables, être fournies pour participer aux activités d’Oost West Centrum asbl.
Sont exceptés :

  • Images non ciblées et ciblées (pour réseaux sociaux/site web/publications/…) ;
  • Autorisation pour recevoir les e-newsletters ;

Sans votre autorisation nous ne publierons pas d’images ciblées et non-ciblées et vous ne recevrez pas le e-newsletter avec des informations sur les activités organisées par Oost West Centrum asbl.

Fournissement de données personnelles à des tiers – processeurs
Les données personnelles que vous nous avez transmises, peuvent être fournies à des tiers si cela est nécessaire pour effectuer les objectifs mentionnés ci-dessus.

Nous faisons appel à un tiers (fournisseur externe) pour :

  • Prendre soin de l’environnement internet (webhosting, mailhosting, …) ;
  • Prendre soin de l’infrastructure ICT (réseaux IT, servers, …) ;
  • Prendre soin de l’administration (financière) et du secrétariat social ;
  • Assurer nos participants et volontaires ;
  • Prendre soin (et disperser) des e-newsletters et invitations ;

Nous ne partageons jamais des données personnelles avec des fournisseurs externes avec qui nous n’avons pas d’accord de processeur (ou les mêmes dispositions sont incluses dans les conditions du contrat).

Les fournisseurs avec qui nous avons une collaboration sont au courant de nos principes de confidentialité et nous prenons les dispositions nécessaires avec les fournisseurs de services externes (processeurs) pour assurer la sécurité de vos données personnelles.

Fournissement des données personnelles à des tiers – destinateurs (collaboration d’activité)
Nous partageons des données personnelles avec les partenaires externes suivants :

  • Des organisations associées (nationales ou internationales) qui font part de l’écosystème de notre fédération (de la fédération même, d’autres associations qui font partie de la fédération, …) ;
  • Les partenaires avec qui nous avons une activité collaborative (activités qui sont organisées par deux ou plus partenaires et pour lesquelles nous échangeons des listes de participants) ;
    • Des partenaires permanents de l’Oost West Centrum asbl sont entre autres The School of Movement Medicine, Open Floor, 5 Rythms, …
  • Services gouvernementaux (e.a. le gouvernement subventionnaire, l’administration fiscale, les autorités de sécurité sociale, …) ;
  • Des enseignants/formateurs externes ;

Nous prenons les dispositions nécessaires avec nos tiers (destinateurs) pour assurer la sécurité de vos données personnelles. Nous échangeons les données suivantes avec le plus grand soin possible : prénom, nom, adresse mail, et au cas où il s’agit d’un cours résidentiel nous demandons également des données médicales et d’intolérances diététiques pour garantir la santé et la sécurité du participant. 

Nous nous engageons de ne jamais partager les données personnelles rassemblées, sauf s’il s’agit d’une obligation légale.

Dans aucun cas nous vendons ou louons vos données personnelles aux tiers.

Nous garantissons également de ne jamais les partager avec des tiers pour des buts lucratifs.

Au cas où vous nous donnez l’autorisation (par écrit) de partager vos données personnelles, nous avons le droit de les partager uniquement pour la raison pour laquelle vous nous avez donné l’autorisation. Vous avez le droit de retirer cette autorisation à tout moment.

Nous ne partageons jamais des données personnelles avec des parties situées en dehors de l’Espace Économique Européen.

Sécurité
Oost West Centrum asbl prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour empêcher les tiers d'abuser des données personnelles. Dans ce contexte, les mesures suivantes ont été prises :
-        Toute personne qui a accès à vos données personnelles dans le cadre d’une activité professionnelle pour Oost West Centrum asbl, est tenues de préserver la confidentialité ;
-        Nous utilisons des noms d’utilisateur et des mots de passes sur tous nos systèmes ;
-        Nous scannons les virus et mettons le système à jour régulièrement, et nous avons installé un ‘firewall’ ;
-        Le back-up des données personnelles se fait systématiquement pour pouvoir restaurer la base de données en cas d’accidents physiques ou techniques ;
-        Nous testons régulièrement nos mesures et les renouvelons si nécessaire ;
-        Nos collaborateurs sont informés (et éduqués) sur l’importance de la protection des données personnelles. Au niveau interne, ils suivent des lignes directrices et sont rappelés à base régulière de leurs responsabilités ;
-        Nos collaborateurs, formateurs en volontaires signent une déclaration de confidentialité, qui stipule qu'ils doivent traiter correctement les données personnelles et que ces dernières ne peuvent pas quitter le cadre professionnel dans lequel elles ont été obtenues ;
-        Les collaborateurs mentionnés ci-dessus sont autorisés à traiter vos données pour autant qu’ils aient besoin de ces informations pour effectuer correctement leur travail ;
-        En cas d’un nouveau projet qui peut avoir un impact sur votre confidentialité, nous effectuerons une analyse élaborée pour garantir vos droits et la sécurité de vos données ;

Si un incident se produit et que vos coordonnées sont en jeu, vous serez personnellement informé dans les circonstances prévues par la loi. Dans ce cas, nous ferons tout notre possible pour inverser l'infraction le plus rapidement possible.

Durée de conservation et archivage de données
Oost West Centrum asbl ne garde les données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour réaliser le but pour lequel nous les avons reçues, en tenant compte de la période requise pour satisfaire aux exigences légales (y compris dans le domaine de la comptabilité) et pour garantir un service optimal et continu. La durée de conservation peut varier selon l’objectif.

Oost West Centrum asbl s'engage à ne pas conserver les données plus longtemps que 30 ans après la dernière utilisation.

Vos droits à propos de vos données personnelles
En accordance avec la loi relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 8 décembre 1992, vous avez toujours accès à et le droit de vérification de vos données.

Vous avez également le droit de faire réviser des inexactitudes dans vos données, de faire compléter ou de faire supprimer vos données. Nous avons le droit de vérifier si votre demande est justifiée ; il y a des données que nous avons l’obligation légale de garder un certain temps. Si cela est le cas, nous vous en informerons.

Vous avez également le droit de déposer une opposition et de soumettre un retrait total ou partiel du consentement concernant l'utilisation de vos données personnelles. Vous avez le droit de restreindre le traitement des données : si vous vous opposez au traitement de certaines données, vous pouvez demander l'arrêt de ce traitement.

Vous avez le droit de déposer une opposition contre la manière dont vos données personnelles sont traitées. Par exemple : vous avez le droit de vous opposer contre l’emploi de vos données pour but de direct marketing (désinscription en bas des e-newsletter).

Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous nous avez transmises à vous-même ou par ordre de votre part directement à une autre partie.

Via l'adresse en haut de cette déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits, accompagné d'une motivation pour votre question. Vous pouvez également nous contacter à travers de la page contact de notre site internet https://owc.be/contact.

Nous pouvons vous demander de vous légitimer avant de répondre à votre demande. Pour éviter les abus, nous pouvons vous demander de vous identifier adéquatement. Pour vérifier votre identité, nous vous demandons d'ajouter une copie du recto de votre carte d'identité à votre demande. Nous vous conseillons fortement de rendre votre photo de passeport invisible et de mentionner qu'il s'agit d'une copie.

Collection de données automatique
Afin d'optimiser nos services, nous utilisons un certain nombre de systèmes de collecte automatique de données. Comment cela se passe, est décrit ci de suite dans le chapitre « politique des cookies ».

Aucune des données personnelles mentionnées ci-dessus n'est soumise à une forme de prise de décision ou de profilage automatisée.

Plaintes
Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, nous vous demandons de nous contacter directement.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance dans le domaine de la protection de la vie privée :
Autorité de protection des données (GBA)
Imprimerie 35, 1000 Bruxelles
commission@privacycommission.be

Changements à notre déclaration de confidentialité
Oost West Centrum asbl peut toujours ajuster sa déclaration de confidentialité et sa politique de cookies. Nous ferons une annonce de ce changement sur notre site web. La dernière modification a été faite le 25 mai 2018

 

Politique de cookies

Oost West Centrum asbl utilise des cookies, web beacons et fichiers journaux.
Ces technologies ne contiennent pas de virus ni d’autre application maligne. Le visiteur de notre site internet accepte l’usage de cookies par Oost West Centrum asbl. Si vous désactiver l’usage de cookies dans votre navigateur, nous ne pouvons plus vous garantir un usage optimal de notre site internet.

Ci-dessous vous trouvez une explication sur le pourquoi et le comment de notre usage de ces technologies.

Quels fichiers et technologies utilisons nous ?

  • Cookies : des petits fichiers qui sont déposés par votre navigateur sur votre appareil (ordinateur, tablette, appareil portable) lorsque vous surfez sur Internet.
  • Web beacons ou pixel tags : des fichiers invisibles et graphiques sur une page sur internet ou dans un e-mail. Ils permettent de donner des informations sur le comportement de surf du visiteur en nous permettons de faire une analyse du comportement de lecture et de ‘clique’.
  • Fichiers journaux sur notre server : collectionnent entre autres des informations sur le comportement de surf sur notre site internet.
     

Quels cookies sont utilisés sur notre site internet ?

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